Door inzichtelijk te maken wat een project kost aan uren kun je daar je volgende project op begroten. Deze ervaringscijfers laten ook zien wat het rendement op een bepaald project is en waar je eventueel kunt bijsturen om het rendement te optimaliseren. Tijdens een lopend project zie je of de begrote uren en geregistreerde uren gelijke tred houden. Als dat scheef loopt kun je achterhalen waar uren weglekken en hoe je dat gat dicht. Met een goede personeelsplanning heb je altijd genoeg mensen op de juiste plek aan het werk. Zeker als het personeelsbestand enigszins groeit verlies je makkelijk het overzicht. Er komen allerlei verzoeken en vragen binnen via e-mail, telefoon, WhatsApp en sms. Daardoor is de personeelsplanning continu aan verandering onderhevig terwijl medewerkers en leidinggevenden op tijd geïnformeerd moeten worden waar en wanneer ze aan het werk moeten. Zo zijn er verschillende stappen personeelsplanning waar je rekening mee moet houden. Een gebrekkige personeelsplanning kan ervoor zorgen dat een project vertraging oploopt omdat er simpelweg te weinig mensen op aan het werk zijn. In dit artikel nemen we het belang van een strakke urenregistratie en actuele personeelsplanning onder de loep.
Leren van het verleden
Projecten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst, maar geven wel waardevolle informatie om toekomstige projecten reëel te calculeren. Je leert van afgeronde projecten en stapt minder snel in valkuilen. Je weet hoeveel tijd nodig is voor een project en hoeveel mensen je nodig hebt om het af te ronden. Ook handig als je aan tafel zit bij een nieuwe opdrachtgever, die weet immers precies waar die aan toe is als hij of zij met jou in zee gaat.
Declarabel of niet?
Grofweg zijn uren in twee categorieën te verdelen: declarabel en niet-declarabel. De eerste categorie factureer je aan de opdrachtgever en levert omzet op. Niet-declarabele uren leveren niet direct geld op maar zijn vaak wel van essentieel belang voor een gezonde bedrijfsvoering. Zo kun je onder andere overleg, administratie en training niet doorberekenen aan je klant. Om voldoende winst te maken is het zaak om een minimaal aantal declarabele uren te maken, daarvoor stel je een zogeheten normproductiviteit vast. Online is veel handige informatie te vinden over hoe je urenregistratie en personeelsplanning goed organiseert.
